Ormai si parla ovunque di VoIP: sfido qualsiasi azienda a sostenere di non averlo mai sentito nominare. Che abbiate già introdotto in azienda un sistema VoIP professionale, oppure no (e, in tal caso, vi consiglio vivamente di prenderlo in considerazione), è importante comunque sapere di che cosa stiamo parlando. Potrebbe sembrare una cosa troppo macchinosa, tecnica e complessa da capire, ma cercherò di rendere l’argomento più facilmente digeribile. 

Vediamo insieme, quindi, cosa significa VoIP, come funziona e soprattutto perché, se ancora non lo utilizzate, è proprio il caso di cambiare rotta e di introdurlo nel vostro lavoro. 

Che cos’è il VoIP?

Partiamo dalle basi: Voice over IP, o VoIP, è l’abbreviazione di Voice over Internet Protocol e si riferisce alla trasmissione del traffico vocale su una connessione internet. 

La telefonia tradizionale, nota come Public Switched Telephone Network o PSTN (rete telefonica pubblica commutata), in breve, funziona attraverso linee telefoniche fisiche, sistemi via cavo e reti, permettendo così agli utenti di effettuare chiamate telefoniche su rete fissa e cellulare. La telefonia IP, invece, è molto più versatile e consente di trasmettere non solo la voce ma anche dati e video a una varietà di dispositivi, tra cui smartphone, laptop, tablet e telefoni IP, il tutto con un investimento irrisorio.

Esiste una varietà di applicazioni e sistemi di comunicazione software che utilizzano il VoIP, per offrire soluzioni complete di comunicazione aziendale: tra questi i sistemi di Comunicazione Unificata (o Unified Communication). Non tutti avranno familiarità con questi termini, perciò basti dire che si tratta di una vera e propria rivoluzione nel campo delle comunicazioni aziendali: l’idea stessa di una forma di comunicazione che unisca simultaneamente voce, testo, messaggistica istantanea, video e molto altro in un unico flusso, è molto allettante sia per i dipendenti che per gli amministratori. L’idea è che le varie forme di comunicazione siano in grado di completarsi a vicenda, garantendo inoltre che l’utente non perda mai un messaggio o una chiamata.

Parlare in questi termini della Comunicazione Unificata è a dir poco riduttivo, ma avremo modo di parlarne in altre occasioni, senza contare che abbiamo già affrontato la tematica in passato: lascio dei link qui sotto per chiunque voglia approfondire l’argomento.

Comunicazione Unificata: rendi l’azienda più smart

Come introdurre la Comunicazione Unificata in azienda

 

Come funziona il VoIP?

Passiamo alla parte più “tecnica” dell’argomento VoIP: come funziona. 

La tecnologia VoIP utilizza due protocolli che operano in parallelo per garantire la comunicazione: il primo protocollo è indispensabile per segnalare l’avvio della chiamata e attivare tutti i processi di codificazione dati, sia audio che eventualmente video, oltre che quelli necessari a identificare la chiamata e a sincronizzarla (SIP); il secondo protocollo svolge tutte le attività necessarie a trasportare i dati, rendendo la conversazione, o la videochiamata, disponibile in tempo reale (RTP).

Requisito fondamentale per mettere in atto una chiamata in digitale è utilizzare una connessione stabile e veloce. Utilizzando linee internet ad alta velocità, infatti, è possibile captare le informazioni vocali e convertirle in dati informatici, i quali saranno inviati al destinatario sotto forma di pacchetti. Una volta a destinazione, i pacchetti saranno assemblati di nuovo nell’ordine corretto, fornendo all’utente all’altro capo non dei dati, bensì la voce dell’utente che ha avviato la conversazione.

Sebbene questo appaia come un procedimento molto lungo, e forse anche complesso, in realtà esso è un processo informatizzato che si compie in poche frazioni di secondo.

 

Quali sono i vantaggi del VoIP?

Nonostante l’Italia sia al 25esimo posto in Europa per livello di digitalizzazione, in termini di impiego della tecnologia VoIP ci troviamo leggermente al di sopra della media europea, grazie all’uso delle più moderne soluzioni VoIP, e con una percentuale di utenti superiore, sia pur di poco, rispetto alle medie. Al di là di questo, però, siamo tutti a conoscenza dei benefici che derivano dall’utilizzo del VoIP? Vediamoli insieme. 

Il VoIP può facilitare i compiti e fornire caratteristiche e funzionalità che potrebbero essere ingombranti o costose, quando si utilizza il PSTN tradizionale. Per esempio:

  • Sulla stessa linea telefonica a banda larga è possibile trasmettere più di una telefonata. In questo modo, il VoIP può facilitare l’aggiunta di linee telefoniche alle aziende senza la necessità di linee fisiche aggiuntive. Ciò rende i sistemi VoIP molto più scalabili, oltre che più economici.
  • Le funzioni che di solito vengono addebitate in più, come l’inoltro di chiamata, l’ID chiamante o la ricomposizione automatica delle chiamate, sono spesso incluse come standard nella tecnologia VoIP. Inoltre, sono molto più facili da configurare e da gestire.
  • Gli utenti possono portare con sé il numero di telefono dell’ufficio ovunque vadano, tutto ciò di cui hanno bisogno è un accesso a internet. Potranno accedere e utilizzare il sistema telefonico aziendale dal loro dispositivo mobile, laptop o tablet.
  • La possibilità di combinare il VoIP con il cloud. L’avvento del cloud, infatti, ha permesso di ampliare il perimetro della comunicazione solo voce per includere anche altri canali, come quelli video e di chat. Ha anche reso le soluzioni VoIP disponibili sui vari device, permettendo lo smart working e il lavoro in mobilità, che tenderanno sempre più a caratterizzare i modelli di collaborazione del futuro.
  • I fax sono un dispositivo obsoleto di cui la maggior parte delle aziende si sta sbarazzando. Ma per coloro che amano i tempi più semplici, molte soluzioni di comunicazione moderne offrono il fax su email, che è facilitato dal VoIP.
  • Senza la necessità di grandi quantità di infrastrutture, i sistemi di comunicazione VoIP possono essere implementati rapidamente e con investimenti irrisori. Inoltre, con le applicazioni mobili e i web client, non sono indispensabili telefoni fissi o dispositivi costosi, il che lo rende ideale sia per le piccole imprese che per quelle più grandi.
  • Con una connessione internet a banda larga, un buon servizio VoIP può fornire un’eccellente qualità delle chiamate, con tempi di inattività molto ridotti.

 

Perché dovresti considerare un sistema VoIP professionale

Ovviamente, come per tutte le cose, c’è differenza tra VoIP e VoIP; inoltre, è evidente che un’azienda dovrebbe dotarsi esclusivamente di sistemi professionali. Per questo, quando parliamo del miglior sistema di VoIP, ci riferiamo a quello professionale. 

Un sistema VoIP professionale, oltre a tutti i vantaggi già descritti nel paragrafo precedente, ne presenta altri, tra cui: 

  • una maggiore scalabilità rispetto ai sistemi VoIP tradizionali, soprattutto in termini di servizi e utenti;
  • maggiore sicurezza, dalla progettazione allo sviluppo (security by design e by default); 
  • riconoscimento da parte di società internazionali;
  • installazione di un sistema ridondato

 

Quali sono gli svantaggi del VoIP?

Per essere completamente trasparenti, dobbiamo elencare i pochi svantaggi che il VoIP può portare con sé: fate attenzione però, si tratta di problemi facilmente risolvibili e che, probabilmente, non è corretto neanche catalogare come veri e propri svantaggi. Eccoli:

  • Dal momento che si tratta di una tecnologia che utilizza internet, se si verificano problemi di connessione o interruzioni di corrente, il sistema telefonico VoIP potrebbe non funzionare. Inoltre, una cattiva connessione a internet può influire sulla qualità delle chiamate. Per questo motivo, è importante esaminare lo stato della propria connettività, valutandone le performance e prendendo in considerazione anche l’inserimento di una linea di backup. 
  • Per lo stesso motivo di cui sopra, la tecnologia VoIP è vulnerabile agli attacchi informatici. Esistono numerosi rischi per la sicurezza, tra cui gli attacchi DOS e le intercettazioni. Tuttavia, i fornitori di servizi e i sistemi software più affidabili implementano strumenti e misure di protezione contro tali vulnerabilità.

Come già anticipato, si tratta in entrambi i casi di problematiche che possono essere senza dubbio risolte: nelle prossime settimane approfondiremo proprio queste due tematiche, qui sul nostro blog.