Stai valutando un investimento in un sistema di Comunicazione Unificata (Unified Communication & Collaboration, UC&C) per migliorare la produttività dell’azienda?

Telefonate rimbalzate tra interni, milioni di mail, costi esorbitanti di trasferta: all’alba del 2022, è chiaro che la Comunicazione Unificata è il rimedio definitivo alle inefficienze della comunicazione interna all’azienda, inefficienze che provocano perdite di produttività.

C’è però un aspetto da valutare attentamente, prima di fare il grande passo, un fattore fondamentale da cui dipende la buona riuscita dell’intero investimento dell’azienda. Si tratta di una attenzione necessaria, anche se apparentemente eccessiva, perché, anche se si implementa la tecnologia più avanzata disponibile sul mercato, il rischio di vedere tutti gli sforzi vanificati è sempre dietro l’angolo. E, come si può intendere dal titolo di questo articolo, il sabotaggio al sistema di UC&C a cui si potrebbe andare incontro può prendere corpo anche nelle… migliori famiglie. Sì, non va mai esclusa la possibilità della pugnalata alle spalle da parte nientemeno degli stessi dipendenti dell’azienda. Si tratta di quei dipendenti che non vogliono usare la nuova tecnologia, anche se è stato spiegato loro che questo nuovo strumento può migliorare i processi di comunicazione aziendali.

“Ma se la Comunicazione Unificata produce miglioramenti tangibili, perché mai non la vorrebbero? Perché dovrebbero boicottarla? “

Vediamo subito quali sono le cause che potrebbero portare gli utenti interni a ostacolare volontariamente il nuovo sistema di Comunicazione Unificata. Immaginiamo il seguente scenario.

L’azienda approva l’investimento in un nuovo sistema di UC&C; si lavora intensamente con il team IT per installare la nuova tecnologia; l’installazione, ovviamente, non riguarderà solo il software presente nei computer, ma anche i dispositivi mobili con relative app, quindi occorrerà una laboriosa e complessa gestione delle VPN per garantire la sicurezza dei device.

Poi arriva il grande momento in cui tutto deve funzionare, e qui iniziano i problemi:

  • gli utenti non riescono a utilizzarla;
  • la piattaforma presenta problemi tecnici;
  • il supporto da parte del system integrator non è adeguato, perché la casa madre a sua volta non riesce a fornire un servizio efficiente e veloce.

Così, gli utenti interni tornano a scrivere milioni di email, che avrebbero potuto sintetizzare, con il nuovo sistema, in pochi secondi di chat. Oppure comunicano con le stesse applicazioni che utilizzano anche con amici e famiglia, aumentando il rischio di distrazioni sul lavoro. A questo punto, sono chiari i motivi per cui gli utenti interni si rifiutano di utilizzare la Comunicazione Unificata. Non si tratta certo di una questione personale, ovvero di avversione nei confronti dell’IT Department.

La ragione è che i dipendenti dell’azienda non ottengono un’effettiva e immediata utilità dall’adozione della nuova tecnologia. Per questo non inizieranno mai a utilizzarla. E se nessuno in azienda vorrà utilizzarla, ci si ritroverà solo ad aver sprecato tempo e risorse economiche.

La resistenza al cambiamento è insita nell’atteggiamento della maggior parte delle persone. Molti vedono la nuova direzione come una minaccia alle proprie abitudini consolidate nel tempo. Sono diffidenti, poco propensi a imparare e, magari, anche poco preparati tecnicamente. Ecco perché il successo della Comunicazione Unificata, la sua capacità di modificare positivamente le abitudini dei collaboratori in azienda, dipenderà in buona parte dalla semplicità della piattaforma, ma soprattutto dalla velocità con cui riuscirà a portare miglioramenti immediati nelle loro vite lavorative. Basti pensare alle grandi rivoluzioni in ambito consumer per le comunicazioni, come quella prodotta da WhatsApp, quando ha sostituito gli SMS. Se si vuole evitare un clamoroso sabotaggio interno, bisogna, quindi, assicurarsi che la transizione verso la nuova tecnologia sia semplice e veloce, esattamente come iniziare a usare WhatsApp invece degli SMS.

Ecco quindi quali sono i 4 elementi da considerare nella scelta della piattaforma di Comunicazione Unificata, per far sì che i dipendenti utilizzeranno volentieri la nuova tecnologia, producendo i risultati sperati.

  • La user experience della piattaforma. L’interazione dell’utente con la nuova tecnologia deve essere veloce e pratica. L’utente deve poter navigare tra le funzioni, trovando in modo intuitivo ciò di cui ha bisogno. Un’ottima user experience è un tremendo booster per superare la diffidenza;
  • Il numero di interfacce a cui l’utente dovrà accedere. Il software è lo stesso per macOS e Windows? Avere interfacce molto differenti tra device può penalizzare seriamente l’esperienza dell’utente. Basti pensare a cosa potrebbe succedere in caso del cambio di un computer. Pertanto, la piattaforma deve poter offrire un’esperienza coerente su tutti i diversi sistemi operativi;
  • Il supporto del system integrator. Che tipo di supporto potrà offrire il partner installatore per risolvere i problemi riscontrati dagli utenti? Un problema che richiede l’intervento di un tecnico specializzato non può che scoraggiare gli utilizzatori finali. Se poi i tecnici non garantiscono un supporto veloce, aumenteranno la frustrazione degli utenti e il rifiuto nei confronti del nuovo strumento;
  • L’installazione, gestione e aggiornamento della piattaforma su tutti i device dell’azienda. Ad esempio, per le funzionalità di videoconferenza, i software richiedono di essere configurati con microfono, videocamera e cuffie. Per la sicurezza, invece, i dispositivi mobili necessitano di una VPN. Si è pronti a scommettere che funzionerà tutto e che non si dovrà continuamente intervenire per gestire problematiche diverse tra device diversi? In più, se l’utente cambia device, quanto si impiegherà a gestire la nuova installazione? E se, invece, tutti gli strumenti di Comunicazione Unificata fossero accessibili da un’interfaccia web intuitiva, senza dover installare applicativi esterni?

A questo punto, possiamo provare a immaginare un altro scenario. 

Con un solo invio, si possono fornire agli utenti interni le credenziali di accesso alla piattaforma di Comunicazione Unificata. Da quel momento, tutti gli utenti potranno iniziare a usarla. La piattaforma di UC&C, infatti, si basa su un’interfaccia web, che non richiede nessun tipo di installazione su numerosi computer e non sarà, quindi, necessario trascorrere giornate intere a installare applicativi. Inoltre, va tenuto in considerazione che ormai tutti gli utenti sono in grado di navigare in un qualsiasi sito web: l’esperienza non sarà diversa, anzi, avrà un impatto decisamente meno traumatico rispetto a quello di imparare a utilizzare un nuovo programma.

Sembra tutto troppo bello per essere vero?

E’ esattamente quello che il nostro team è in grado di proporre alla tua azienda: un sistema di Comunicazione Unificata su interfaccia web. Da una semplice pagina web, gli utenti hanno accesso immediato a strumenti come chat (per scambiarsi informazioni in modo istantaneo), post-it (per lasciare dei promemoria in caso i propri colleghi non siano disponibili), VoIP (per effettuare telefonate con gli stessi vantaggi della rete fissa), videochiamate (per sfruttare tutti i vantaggi della videoconferenza e dello smart working) e molto altro ancora.

Se, quindi, a questo punto, la decisione di migliorare la produttività aziendale con uno strumento potentissimo come la Comunicazione Unificata è stata presa, c’è da fare un’ultima considerazione: probabilmente i colleghi non vedranno mai di buon occhio il passaggio a una nuova tecnologia; ma questo è un ostacolo che non si può rimuovere. In un certo senso fa parte della natura umana. Quello che si può fare, invece, è scegliere una piattaforma semplice da installare, da gestire e da utilizzare. Una soluzione completa e affidabile, che si concentra sull’esperienza dell’utente. I collaboratori non solo inizieranno da subito ad utilizzare le applicazioni e i telefoni, ma ne saranno entusiasti e vedranno la loro vita lavorativa decisamente semplificata. 

 

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