Fiordelmondo Lubrificanti

Flessibilità, innovazione e dinamismo. Le tre parole chiave che hanno caratterizzato questo progetto fin dall’inizio.

Nel nuovo millennio, l’organizzazione e l’innovazione sono l’unico modo per sopravvivere agli stimoli e alla velocità del mondo che corre con ritmi incalzanti. Ed è anche tutto quello di cui un’azienda giovane e dinamica, come l’ultima con la quale abbiamo avuto l’occasione di lavorare (e collaborare), aveva bisogno.

Leader nell’ambito della distribuzione di lubrificanti industriali per tutto il Centro e Sud d’Italia, isole incluse, la Fiordelmondo Lubrificanti è un’azienda giovane, ma con alle spalle anni di esperienza e successi maturati grazie alla collaborazione e alla partnership nate negli anni ‘60 con Castrol, brand di fama mondiale.

La crescita esponenziale dell’attività, specialmente negli ultimi anni, ha reso l’azienda sempre più capillare sul territorio e di conseguenza è aumentata anche l’esigenza di essere un’impresa più efficiente e dinamica, a cominciare dall’organizzazione delle comunicazioni interne ed esterne.

Il problema

Nel momento in cui la Fiordelmondo Lubrificanti ha contattato A.E.G., il loro centralino era obsoleto e presentava poche funzionalità: in altre parole, era tempo di cambiarlo.
Il vecchio sistema telefonico non era più in grado di soddisfare le crescenti esigenze dell’azienda: si trattava di una soluzione ibrida, con poche features utili, in particolare relativamente alla collaborazione tra colleghi. Altro problema da risolvere, è stato quello della gestione dei contatti: il responsabile marketing dell’azienda ci ha espresso il suo parere riguardo alla volontà di inserire delle rubriche integrate, che al momento erano assenti, così da poter gestire i contatti in modo univoco ed efficiente.

In generale, l’intero team appariva poco soddisfatto del centralino corrente e avrebbe preferito qualcosa di più flessibile e innovativo, in grado di unificare tutte le comunicazioni in un’unica piattaforma, e di gestirle in modo professionale, senza utilizzare strumenti di uso consumer, tra loro totalmente slegati.

La soluzione

A seguito di un’analisi della situazione generale, il vecchio sistema è stato sostituito con uno in cloud, decisamente più flessibile e adattabile alle esigenze del cliente. Nell’ottica dell’innovazione sono stati completamente eliminati i telefoni fissi dagli uffici, sostituendoli con cuffie, molto più comode e pratiche: decisione guidata dal fatto che tutti gli utenti degli uffici trascorrono gran parte della giornata lavorativa davanti al pc, rispondendo a telefonate o partecipando a riunioni in videoconferenza. Sono state poi introdotte per tutti gli utenti degli uffici le funzionalità di Comunicazione Unificata, complete di chat, presence, post-it, videoconferenza e di tutti i servizi correlati.

Per risolvere il problema della gestione contatti sono state introdotte le rubriche integrate, a cui ora possono accedere tutti gli utenti che utilizzano i servizi di Comunicazione Unificata, ma che possono anche essere divise e segmentate a seconda di come il cliente ritenga necessario: una feature senza dubbio interessante!

A ciò si è aggiunta un’implementazione dei messaggi giorno/notte per una più corretta gestione del traffico telefonico, in modo da far risparmiare più tempo possibile sia a chi chiama sia a chi risponde.
Il tutto è stato, ovviamente, coronato dalla formazione che il team tecnico di A.E.G. ha effettuato a tutti i dipendenti dell’azienda, per introdurli all’utilizzazione degli strumenti di Comunicazione Unificata, in modo che il passaggio dal vecchio sistema al nuovo fosse il più indolore possibile. “Si tratta di un servizio che non tutti offrono”, ci ha riferito il responsabile marketing, in merito alla formazione ricevuta.
“A seguito di tutta l’analisi e del sopralluogo – riferisce Andrea Pierantoni, responsabile tecnico commerciale e titolare della A.E.G. srl – mi sono sentito di suggerire anche l’implementazione di una linea di backup automatica, che al momento era assente. Questo perché, con un sistema di comunicazione come quello appena installato e con la mole di dati che un’azienda come la Fiordelmondo Lubrificanti deve gestire, è fondamentale poter garantire la continuità del servizio: una linea di backup in LTE, che commuta automaticamente, era l’unica soluzione per risolvere il problema”.

I risultati

L’intero team della Fiordelmondo Lubrificanti si è ritenuto fin da subito soddisfatto della nuova installazione.
Tra le preoccupazioni principali del cambio del centralino e dell’implementazione di un sistema di Comunicazione Unificata vi era la necessità di imparare a utilizzare la nuova piattaforma: la formazione fornita dal team tecnico di A.E.G. e la user experience semplice e immediata hanno permesso di annullare
questo problema. Grazie alle rubriche integrate, è stato risolto il problema della gestione contatti: tutti gli utenti possono consultare le rubriche complete e i contatti possono essere importati direttamente dal gestionale al centralino, senza perdite di tempo.

Ma la funzionalità preferita in assoluto, a sorpresa dello stesso team dell’azienda, è la videoconferenza.
“Siamo rimasti piacevolmente colpiti dalla funzionalità di videoconferenza integrata all’interno della piattaforma di Comunicazione Unificata”, afferma il responsabile marketing della Fiordelmondo Lubrificanti. Il quale ha poi precisato: “Al di là della semplicità con cui è possibile effettuare le videoconferenze, questa funzionalità ci ha permesso di lavorare da remoto con facilità, cosa che si è rivelata molto utile, specialmente in questo periodo in cui molti di noi si sono trovati a lavorare da casa per forza di cose.”Ma la feature più interessante è che ora hanno delle stanze riunioni virtuali. “Posso controllare e gestire le varie stanze riunioni direttamente dall’app del centralino: – continua il responsabile marketing – ne ho lasciate 3 sempre aperte che possiamo sfruttare ogni volta che dobbiamo andare in riunione, sia con chi è già in ufficio, sia con chi invece si trova fuori sede, il tutto senza lasciare la nostra scrivania. In ufficio è ormai abitudine scriverci in chat per darci appuntamento in una delle sale virtuali!”.

A seguito dell’intervento di A.E.G., la Fiordelmondo Lubrificanti, oltre ad aver soddisfatto le proprie esigenze, si è dichiarata pienamente soddisfatta del nuovo sistema, tanto che ha deciso di mettere a disposizione le funzioni della Comunicazione Unificata anche agli utenti del magazzino, che si trovano in una sede distaccata, fornendo l’accesso tramite APP dal loro smartphone.